Vejledning · nr. 3
Hvilke ejendomme og ydelser skal i udbud først?
Ved gennemgangen af porteføljen aftaler vi sammen, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først. I sender regnskabstal eller serviceaftaler i forvejen, så vi kan forberede os, og mødet bruges til at prioritere. Aftaler, der er ældre end 3–4 år, er et godt sted at begynde. Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder, og hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslerne på de nuværende aftaler.
Vejledningen er skrevet til private ejere, asset managers og ejendomsforvaltere med mange ejendomme. For almene og offentlige ejere gælder særlige regler for udbud, og her henviser vi til de officielle vejledninger.
Hvordan foregår gennemgangen?
Gennemgangen er et møde, som vi forbereder ud fra jeres egne tal. I sender regnskabstal eller serviceaftaler i forvejen, og vi gennemgår dem før mødet.
På mødet prioriterer vi sammen, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først. Ydelserne er typisk rengøring, grønne områder og vinter. Med grønne områder mener vi pleje af græs, beplantning, hække og træer samt belægninger, stier og pladser.
Hvad kan I tage med?
- De nuværende aftaler for hver ejendom. Har I aftaler, der er ældre end 3–4 år, er de et godt sted at begynde.
- Opsigelsesvarslerne på de nuværende aftaler. Kender vi dem, kan vi i gennemgangen se, hvornår de nye aftaler tidligst kan træde i kraft.
Hver aftale har sit eget opsigelsesvarsel, så varslet kan være forskelligt for rengøring, grønne områder og vinter på samme ejendom.
Hvad sker der efter gennemgangen?
Før udbuddet kvalificerer vi oplysningerne for hver ejendom i en forundersøgelse. I kan vælge FM Analytics i stedet og få rapporten og overblikket over porteføljen som beslutningsgrundlag. Hvad rapporten viser, står i vejledningen Hvor er driften for dyr i jeres portefølje?
Derefter låser fagfolkene udbudsgrundlaget, og I skriver under på kontrakten med MitID én gang for hele porteføljen.
Hvor lang tid tager det?
Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder, og hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler. Trinene og jeres del står i vejledningen Sådan udbyder I driften på en hel portefølje.
Spørgsmål og svar
- Hvordan foregår gennemgangen af porteføljen?
- Gennemgangen er et møde, som vi forbereder ud fra jeres egne tal. I sender regnskabstal eller serviceaftaler i forvejen, og på mødet prioriterer vi sammen, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.
- Hvad kan vi tage med til gennemgangen?
- Har I aftaler, der er ældre end 3–4 år, er de et godt sted at begynde. Kender I opsigelsesvarslerne på de nuværende aftaler, kan vi i gennemgangen se, hvornår de nye aftaler tidligst kan træde i kraft.
- Skal vi købe FM Analytics før udbuddet?
- FM Analytics er et eget produkt pr. ejendom og et valgfrit tilkøb, og prisen står i tilbuddet. Før udbuddet kvalificerer vi oplysningerne for hver ejendom i en forundersøgelse, og her kan I vælge FM Analytics i stedet.
Læs også
Næste skridt
Vi starter med en gennemgang af jeres portefølje. Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.