Vejledning · nr. 3
Hvornår bør en driftsaftale prøves af igen?
En driftsaftale bør prøves af hvert 3.–4. år, eller når jeres egen indkøbspolitik foreskriver det. Har I aftaler, der er ældre end det, er de et godt sted at begynde, for aftaler, der ikke har været i udbud i mange år, falder mest. Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder, og hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
Vejledningen er skrevet til private ejere, asset managers og ejendomsforvaltere med mange ejendomme. For almene og offentlige ejere gælder særlige regler for udbud, og her henviser vi til de officielle vejledninger.
Hvor ofte bør en driftsaftale prøves af?
Vi anbefaler, at driftsaftalerne prøves af hvert 3.–4. år, eller når jeres egen indkøbspolitik foreskriver det. Har I aftaler, der er ældre end det, er de et godt sted at begynde.
Mange driftsaftaler er gamle, forlænget automatisk og aldrig prøvet af. Så længe en aftale ikke er prøvet af, er det svært at vide, om I betaler markedspris for driften.
Hvilke tegn viser, at en aftale bør i udbud?
- Aftalen er ældre end 3–4 år eller ældre, end jeres indkøbspolitik foreskriver.
- Aftalen er forlænget automatisk og er løbet videre år efter år uden at blive udbudt igen.
- Aftalen er aldrig prøvet af, så prisen er aldrig sammenlignet med bud fra andre leverandører.
Med mange ejendomme er der mange aftaler at holde øje med. Rengøring, grønne områder og vinter er aftalt for sig på hver ejendom, hver med sin leverandør, pris og opsigelsesvarsel. Med grønne områder mener vi pleje af græs, beplantning, hække og træer samt belægninger, stier og pladser.
Hvor meget falder udgiften på aftaler, der ikke har været i udbud?
Aftaler, der ikke har været i udbud i mange år, falder mest. På friske porteføljer faldt udgiften ca. 40 %, og på porteføljer, der allerede var prøvet af, ca. 11 %.
Definition Opgjort på Damsgaard FM's udbud før Properly.fm med i alt 65 mio. kr. i årlig udgift før udbud. På de friske porteføljer faldt en årlig udgift på 13,3 mio. kr. med 5,3 mio. kr. På resten faldt 51,7 mio. kr. med 5,5 mio. kr. Tallene er fra udbud før Properly.fm og er ikke bevis for resultaterne i Properly.fm.
Hvordan besparelsen opgøres, står i vejledningen Sådan måles besparelsen efter et udbud. Resultaterne fra udbud i Properly.fm står med definition og kilde på properly.fm.
Hvor skal vi begynde?
Vi starter med en gennemgang af jeres portefølje. Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først, og de ældste aftaler er et godt sted at begynde.
Ved I ikke, hvor driften er dyr, kan I vælge FM Analytics som tilkøb. Med FM Analytics viser vi jer, hvor driften er for dyr, ejendom for ejendom, og hvad der skal i udbud først. Vi sammenligner jeres udgift med regnskabstal fra tilsvarende ejendomme, som er analyseret i Properly.fm.
Hvad betyder opsigelsesvarslet for tidsplanen?
Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder. Hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
Hver aftale har sit eget opsigelsesvarsel, så varslet kan være forskelligt for rengøring, grønne områder og vinter på samme ejendom. Kender I varslerne på de nuværende aftaler, kan I se, hvornår de nye aftaler tidligst kan træde i kraft.
Hvor længe løber den nye serviceaftale?
En serviceaftale løber typisk 3 år med mulighed for forlængelse på op til 2 × 1 år. Forlængelsen sker efter jeres valg som ordregiver, og opsigelsesvarslet står i kontraktvilkårene.
Når den faste løbetid udløber, beslutter I selv, om aftalen skal forlænges, eller om den skal prøves af igen.
Spørgsmål og svar
- Hvornår bør en driftsaftale prøves af igen?
- En driftsaftale bør prøves af hvert 3.–4. år, eller når jeres egen indkøbspolitik foreskriver det. Har I aftaler, der er ældre end det, er de et godt sted at begynde.
- Hvordan ved vi, om vi betaler markedspris for driften?
- I får markedsprisen for jeres aftaler, når leverandørerne byder på det samme udbudsmateriale. Før udbuddet kan vi med FM Analytics vise jer, hvor driften er for dyr, ejendom for ejendom, og hvad der skal i udbud først.
- Hvor meget kan udgiften falde på en gammel driftsaftale?
- Aftaler, der ikke har været i udbud i mange år, falder mest. På friske porteføljer faldt udgiften ca. 40 %, og på porteføljer, der allerede var prøvet af, ca. 11 %. Tallene er opgjort på Damsgaard FM's udbud før Properly.fm med i alt 65 mio. kr. i årlig udgift før udbud.
- Hvor lang tid tager det at få driftsaftalerne i udbud?
- Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder. Hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
- Hvad gør vi, når aftalerne har forskellige opsigelsesvarsler?
- Hver aftale har sit eget opsigelsesvarsel, og hvornår den nye aftale tidligst kan træde i kraft, afhænger af varslet på den nuværende aftale. Ved gennemgangen af porteføljen aftaler vi sammen, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.
- Hvor lang skal den nye serviceaftale være?
- En serviceaftale løber typisk 3 år med mulighed for forlængelse på op til 2 × 1 år. Forlængelsen sker efter jeres valg som ordregiver.
Læs også
Næste skridt
Vi starter med en gennemgang af jeres portefølje. Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.