Sådan udbyder I driften på en hel portefølje

Hvorfor bliver driftsaftalerne liggende i mange år?

Mange driftsaftaler er gamle, forlænget automatisk og aldrig prøvet af. Rengøring, grønne områder og vinter er aftalt for sig på hver ejendom, så en portefølje rummer mange aftaler med hver sin leverandør, pris og opsigelsesvarsel.

Hver aftale skal udbydes for sig, og det er der ikke kapacitet til. Derfor er det svært at vide, om I betaler markedspris for driften.

Hvornår bør en driftsaftale i udbud igen?

Vi anbefaler, at driftsaftalerne prøves af hvert 3.–4. år, eller når jeres egen indkøbspolitik foreskriver det. Har I aftaler, der er ældre end det, er de et godt sted at begynde.

Tegnene og tidsplanen står i vejledningen Hvornår bør en driftsaftale prøves af igen?

Hvordan kan én kontrakt dække udbud på alle ejendommene?

I skriver under på én kontrakt, der dækker udbud på alle jeres ejendomme. Kontrakten bygger på det låste udbudsgrundlag, og den gælder, når både I og vi har skrevet under med MitID.

Hver ejendom får stadig sin egen serviceaftale for hver ydelse. Har en ejendom både rengøring og grønne områder i udbud, ender den med to serviceaftaler, hver med sin leverandør og sin pris.

Hvad skal vi selv gøre?

• I oplyser forbruget gennem regnskabstal eller serviceaftaler for hver ejendom.
• I udpeger en kontaktperson hos jer til udbuddet.
• I skriver under med MitID, først på kontrakten og til sidst på de nye serviceaftaler sammen med leverandørerne.

I ejer jeres data. Vi bruger dem til udbuddet og analysen og kun anonymiseret i benchmarks.

Hvilke trin går udbuddet igennem?

Alle ejendomme går gennem de samme trin, og der er fire godkendelser undervejs, markeret med en rude herunder.

1. Gennemgang af porteføljen Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.
2. Forbruget I oplyser forbruget gennem regnskabstal eller serviceaftaler.
3. Udbudsgrundlaget låses Fagfolkene gennemgår tal, arealer og ydelser for hver ejendom og låser udbudsgrundlaget. Det samme grundlag bruges hele vejen til den nye aftale.
4. Kontrakten I godkender udbudsgrundlaget og skriver under med MitID én gang for hele porteføljen.
5. Buddene Alle ejendomme kommer i udbud på én gang, og leverandørerne byder på det samme materiale.
6. Sammenligning og forhandling Vi sammenligner og forhandler buddene og finder det bedste bud for hver ejendom.
7. Indstillingen I får en færdig indstilling, og udbudsrådgiveren står inde for den.
8. Serviceaftalerne Leverandøren og I skriver under med MitID på én serviceaftale pr. ydelse og ejendom.

Hvordan er udbudsmaterialet bygget op?

Udbudsmaterialet består af udbudsbetingelser, kontraktvilkår, en ydelsesspecifikation for hver ejendom, et tilbudsskema med arealopgørelse og en serviceaftale for hver ejendom. Hertil kommer kort, servicekort og de spørgsmål og svar, der kommer under udbuddet. Svarene sendes anonymiseret til alle leverandører på samme tid.

Kravspecifikationen fastlægger opgaverne og frekvensen. På rengøring deles ejendommen op i rumprofiler, og hver profil har sine opgaver og sin frekvens. På grønne områder er hvert emne beskrevet med placering, opgaver og frekvens. På vinter står sæson, snerydning, glatførebekæmpelse og responstid.

Leverandøren ved dermed præcis, hvad der skal gøres, og alle leverandører byder på det samme arbejde. Bagefter kan kvaliteten kontrolleres mod den samme beskrivelse.

Hvad hører med til grønne områder?

Med grønne områder mener vi pleje af græs, beplantning, hække og træer samt belægninger, stier og pladser.

Belægningerne ser vedligeholdelsesfrie ud, og de kræver alligevel pleje som ukrudtsbekæmpelse, fejning og fuger. Bliver de glemt i kravspecifikationen, kommer arbejdet senere som bestillingsarbejde på timepris. Ukrudt, der får lov at stå, kan også skade bygningen, og planter, der vokser op langs facaden, kan under de rette betingelser skade soklen.

Hvor lang skal en serviceaftale være?

En serviceaftale løber typisk 3 år med mulighed for forlængelse på op til 2 × 1 år. Opsigelsesvarslet afhænger af ydelsen og står i kontraktvilkårene.

Hvor lang tid tager det?

Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder. Hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.

Hvordan vægtes pris og kvalitet?

Prisen vejer ofte tungest, og kvaliteten i driften skal også være god. Vi benchmarker leverandørerne på flere parametre, så billedet af buddene bliver nuanceret og realistisk. Udbudsrådgiveren står inde for den indstilling, I får, og kvaliteten kontrolleres bagefter mod beskrivelsen i kravspecifikationen.