Vejledning · nr. 9
Hvad skal I selv gøre under et udbud, og hvor lang tid tager det?
I oplyser forbruget gennem regnskabstal eller serviceaftaler, udpeger en kontaktperson til udbuddet og skriver under med MitID, først på kontrakten og til sidst på de nye serviceaftaler sammen med leverandørerne. Vi står for processen ud fra jeres behov. Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder, og hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
Vejledningen er skrevet til private ejere, asset managers og ejendomsforvaltere med mange ejendomme. For almene og offentlige ejere gælder særlige regler for udbud, og her henviser vi til de officielle vejledninger.
Hvad er jeres del af udbuddet?
- I oplyser forbruget gennem regnskabstal eller serviceaftaler for hver ejendom.
- I udpeger en kontaktperson hos jer til udbuddet.
- I skriver under med MitID, først på kontrakten og til sidst på de nye serviceaftaler sammen med leverandørerne.
Vi står for processen ud fra jeres behov. Fagfolkene gennemgår tal, arealer og ydelser for hver ejendom, vi sender udbuddet til leverandørerne, vi sammenligner og forhandler buddene, og I får en færdig indstilling.
Hvad sker der med vores data?
I ejer jeres data. Vi bruger dem til udbuddet og analysen og kun anonymiseret i benchmarks.
Besparelsen måles mod det forbrug, I selv oplyser under den tidligere aftale, og I godkender udbudsgrundlaget med jeres underskrift på kontrakten.
Hvilke godkendelser indgår i udbuddet?
Der er fire godkendelser undervejs, og to af dem er jeres.
- Udbudsgrundlaget Fagfolkene gennemgår tal, arealer og ydelser og låser udbudsgrundlaget.
- Kontrakten I skriver under på kontrakten med MitID. Kontrakten indeholder platformsvilkårene, så I skriver under én gang.
- Indstillingen Udbudsrådgiveren står inde for indstillingen.
- Serviceaftalerne I og leverandøren skriver under på serviceaftalerne med MitID, hver aftale for sig.
Kontrakten dækker udbud på alle jeres ejendomme, og den gælder, når både I og vi har skrevet under med MitID.
Hvor lang tid tager det?
Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder. Hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
Hvad betyder opsigelsesvarslerne for tidsplanen?
Hver aftale har sit eget opsigelsesvarsel, så varslet kan være forskelligt for rengøring, grønne områder og vinter på samme ejendom. Med grønne områder mener vi pleje af græs, beplantning, hække og træer samt belægninger, stier og pladser.
Kender I varslerne på de nuværende aftaler, kan I se, hvornår de nye aftaler tidligst kan træde i kraft. Ved gennemgangen af porteføljen aftaler vi sammen, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.
Spørgsmål og svar
- Hvad skal vi selv gøre under et udbud?
- I oplyser forbruget gennem regnskabstal eller serviceaftaler, udpeger en kontaktperson til udbuddet og skriver under med MitID. Vi står for processen ud fra jeres behov.
- Hvor lang tid tager et udbud af driften?
- Fra gennemgangen til underskriften på de nye serviceaftaler går der typisk 4 måneder. Hvornår de nye aftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
- Hvornår træder de nye serviceaftaler i kraft?
- Hvornår de nye serviceaftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler. Hver aftale har sit eget varsel, så det kan være forskelligt for rengøring, grønne områder og vinter på samme ejendom.
- Hvem ejer vores data under udbuddet?
- I ejer jeres data. Vi bruger dem til udbuddet og analysen og kun anonymiseret i benchmarks.
- Hvor mange gange skal vi skrive under?
- I skriver under på kontrakten én gang for hele porteføljen. Til sidst skriver I og leverandørerne under på serviceaftalerne, hver aftale for sig, alt sammen med MitID.
- Hvad er de fire godkendelser?
- Fagfolkene låser udbudsgrundlaget, I skriver under på kontrakten med MitID, udbudsrådgiveren står inde for indstillingen, og I og leverandøren skriver under på serviceaftalerne.
Læs også
Næste skridt
Vi starter med en gennemgang af jeres portefølje. Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.