Vejledning · nr. 2
Sådan måles besparelsen efter et udbud
Besparelsen måles for hver ydelse på hver ejendom som forskellen mellem den årlige udgift under den tidligere aftale og den årlige pris i den nye serviceaftale. Udgangspunktet er det forbrug, I selv oplyser, og I godkender udbudsgrundlaget med jeres underskrift på kontrakten, før udbuddet går i gang. For hele porteføljen er procenten summen af besparelserne divideret med summen af udgiften før udbuddet, og udbud, der blev dyrere, er trukket fra.
Vejledningen er skrevet til private ejere, asset managers og ejendomsforvaltere med mange ejendomme. For almene og offentlige ejere gælder særlige regler for udbud, og her henviser vi til de officielle vejledninger.
Hvem fastlægger udgangspunktet?
I ejer selv udgangspunktet for besparelsen. Besparelsen måles mod det forbrug, I selv oplyser under den tidligere aftale, gennem regnskabstal eller serviceaftaler.
Fagfolkene gennemgår tal, arealer og ydelser for hver ejendom og låser udbudsgrundlaget. I godkender udbudsgrundlaget med jeres underskrift på kontrakten, og derefter ligger udgangspunktet fast.
Hvorfor skal definitionen ligge fast før udbuddet?
Når udgangspunktet og opgørelsen er aftalt, før buddene kommer ind, måler I og vi på det samme grundlag. Det samme udbudsgrundlag bruges hele vejen til den nye aftale, så besparelsen kan føres tilbage til tal, I selv har oplyst og godkendt.
Er en del af honoraret no cure no pay på besparelsen, bygger den del på samme grundlag. Datagrundlaget for honoraret står som bilag til kontrakten, som I skriver under med MitID. De tre honorarmodeller står i vejledningen om honorar for udbudsrådgivning.
Hvordan laves sammenligningen?
Sammenligningen laves ejendom for ejendom og ydelse for ydelse, fordi hver ejendom får sin egen serviceaftale for hver ydelse. I kan dermed se, hvor besparelsen ligger, og hvor en aftale blev dyrere.
- Udgiften før udbuddet I oplyser den årlige udgift for hver ydelse på hver ejendom.
- Udbudsgrundlaget låses Fagfolkene gennemgår tal, arealer og ydelser og låser grundlaget.
- Kontrakten I godkender udbudsgrundlaget med jeres underskrift på kontrakten.
- Den nye årspris Hver ny serviceaftale har en fast årspris, der bygger på buddet og det låste grundlag.
- Besparelsen pr. serviceaftale Forskellen mellem udgiften før udbuddet og den nye årspris opgøres for hver ydelse på hver ejendom.
- Porteføljen Besparelserne lægges sammen, og udbud, der blev dyrere, trækkes fra.
Hvordan regnes procenten for hele porteføljen?
Procenten er summen af den opnåede besparelse divideret med summen af den årlige udgift før udbuddet. Store aftaler tæller derfor mere end små, og procenten viser, hvor meget den samlede årlige udgift til de udbudte ydelser er faldet.
Hvad tæller med, og hvad tæller ikke med?
- Med i opgørelsen er de ydelser, der har været i udbud, på alle de ejendomme, der har været med.
- Udbud, der blev dyrere, er trukket fra, så tallet viser den samlede ændring for porteføljen.
- Vinter er prissat som abonnement. Købes vinter pr. udførelse eller med et fast beredskabshonorar, regnes buddet om til en årspris efter et fast antal udkald, som vi sætter forsigtigt højt.
- Uden for opgørelsen er ydelser, der ikke har været i udbud, tilkøb og bestillingsarbejde på timepris. De afhænger af, hvad I bestiller, og indgår derfor ikke i sammenligningen.
Hvor er besparelsen typisk størst?
Aftaler, der ikke har været i udbud i mange år, falder mest. På friske porteføljer faldt udgiften ca. 40 %, og på porteføljer, der allerede var prøvet af, ca. 11 %.
Definition Opgjort på Damsgaard FM's udbud før Properly.fm med i alt 65 mio. kr. i årlig udgift før udbud. På de friske porteføljer faldt en årlig udgift på 13,3 mio. kr. med 5,3 mio. kr. På resten faldt 51,7 mio. kr. med 5,5 mio. kr. Tallene er fra udbud før Properly.fm.
Resultaterne fra udbud i Properly.fm står med definition og kilde på properly.fm.
Spørgsmål og svar
- Hvordan måler man besparelsen efter et udbud af serviceaftaler?
- Besparelsen måles for hver ydelse på hver ejendom som forskellen mellem den årlige udgift under den tidligere aftale og den årlige pris i den nye serviceaftale. Besparelserne lægges sammen for porteføljen, og udbud, der blev dyrere, trækkes fra.
- Hvem bestemmer udgangspunktet for besparelsen?
- I ejer selv udgangspunktet for besparelsen. Besparelsen måles mod det forbrug, I selv oplyser under den tidligere aftale, og I godkender udbudsgrundlaget med jeres underskrift på kontrakten.
- Tæller udbud, der blev dyrere, med i besparelsen?
- Ja, de trækkes fra den samlede besparelse, så tallet viser den samlede ændring for porteføljen.
- Hvordan regnes besparelsen i procent for en hel portefølje?
- Procenten er summen af den opnåede besparelse divideret med summen af den årlige udgift før udbuddet. Store aftaler tæller derfor mere end små.
- Hvorfor skal udgangspunktet ligge fast før udbuddet?
- Når udgangspunktet er aftalt, før buddene kommer ind, måler I og udbudsrådgiveren på det samme grundlag. Det samme udbudsgrundlag bruges hele vejen til den nye aftale.
- Hvor er besparelsen typisk størst?
- Aftaler, der ikke har været i udbud i mange år, falder mest. På friske porteføljer faldt udgiften ca. 40 %, og på porteføljer, der allerede var prøvet af, ca. 11 %. Tallene er opgjort på Damsgaard FM's udbud før Properly.fm med i alt 65 mio. kr. i årlig udgift før udbud.
Læs også
Næste skridt
Vi starter med en gennemgang af jeres portefølje. Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.