Hvad skal der stå i en kravspecifikation til driften?

Hvilke dele består udbudsmaterialet af?

Kravspecifikationen er en af fem dele i udbudsmaterialet. Leverandørerne byder på hele materialet, og de samme dokumenter samles bagefter i serviceaftalen.

• I. Udbudsbetingelser beskriver, hvordan buddene afgives og vurderes, og hvilke minimumskrav der gælder.
• I.I Kontraktvilkår beskriver blandt andet løbetid, pris, kvalitetskontrol og ophør.
• II. Ydelsesspecifikation er kravspecifikationen, og den laves for hver ejendom.
• III. Tilbudsskema og arealopgørelse er det skema, leverandøren afgiver sin pris i.
• IV. Serviceaftale er aftalen, som hver ejendom får for hver ydelse.

Hertil kommer kort, servicekort og spørgsmål og svar. Hvert udbudsgrundlag dækker én ejendom og én ydelse: rengøring, grønne områder, vinter eller vagtordning. Med grønne områder mener vi pleje af græs, beplantning, hække og træer samt belægninger, stier og pladser. Kravene kan være fælles for alle ejendomme eller fastlagt for den enkelte ejendom.

Hvad skal der stå om rengøring?

Ejendommen deles op i rumprofiler. Hver profil har en kode og er placeret efter bygning og etage med sit areal i m², og hver profil angiver både kvalitetsniveau og frekvens.

Standardprogrammerne er opgavepakker for hver type rumprofil, og vinduespolering står i et særskilt program. Kravspecifikationen fastlægger opgaverne og frekvensen pr. rumprofil, så leverandøren ved præcis, hvad der skal gøres, og kvaliteten kan kontrolleres mod den beskrivelse.

Hvad skal der stå om grønne områder?

I kravspecifikationen deles udearealerne op i græs, belægninger, blomster, hække, buske, træer og andet. Hvert emne beskrives med placering, standardopgaver og frekvens, og emnerne står på servicekortet, mens bestillingsarbejde afregnes på timepris.

Belægninger kan se vedligeholdelsesfrie ud, og de kræver alligevel pleje som ukrudtsbekæmpelse, fejning og fuger. Bliver de glemt i kravspecifikationen, kommer arbejdet senere som bestillingsarbejde på timepris.

Ukrudt, der får lov at stå, kan også skade bygningen. Planter, der vokser op langs facaden, kan under de rette betingelser skade soklen.

Hvad skal der stå om vinter?

Kravspecifikationen for vinter beskriver sæsonen, snerydningen og glatførebekæmpelsen, responstiden og tidspunktet, hvor arbejdet skal være udført. Leverandøren dokumenterer arbejdet med GPS-log og billeder.

Vinter er prissat som abonnement. Købes vinter pr. udførelse eller med et fast beredskabshonorar, regnes buddet om til en årspris efter et fast antal udkald, som vi sætter forsigtigt højt. Responstiden og tidspunkterne fastlægges i den enkelte sag ud fra ejendommene og jeres behov.

Hvorfor skal beskrivelsen være så præcis?

Når alle leverandører byder på den samme beskrivelse, kan buddene sammenlignes ejendom for ejendom. Den samme beskrivelse bruges bagefter, når kvaliteten kontrolleres, fordi ydelsesspecifikationen indgår i serviceaftalen.

Fagfolkene gennemgår tal, arealer og ydelser for hver ejendom og låser udbudsgrundlaget, før materialet sendes til leverandørerne.

Hvordan vurderes buddene?

Prisen vejer ofte tungest, og kvaliteten i driften skal også være god. Vi benchmarker leverandørerne på flere parametre, så billedet bliver nuanceret og realistisk.

Leverandøren vælges efter en samlet vurdering, og der kan holdes forhandlingsmøde. I kan frit vælge eller afvise alle bud, og udbudsrådgiveren står inde for den indstilling, I får.

Hvilke regler gælder for leverandørernes bud?

• Spørgsmål og svar sendes anonymiseret til alle leverandører på samme tid, så alle byder på samme grundlag.
• Leverandørerne byder på den beskrevne opgave, og alternative bud er ikke tilladt.
• Forbehold over for minimumskravene betyder, at buddet ikke kan komme i betragtning.
• Minimumskravene omfatter besigtigelse, regnskaber, referencer, forsikring og underleverandører.