Vejledning · nr. 8
Hvad får I efter underskriften på serviceaftalerne?
Efter underskriften følger vi op sammen med jer ved opstarten og igen efter et halvt år. Dokumenterne fra udbuddet kan I se i Properly.fm, fra udbudsrapporten og forhandlingsresultatet til serviceaftalen for hver ejendom. I opsiger selv de nuværende aftaler, og hvornår de nye serviceaftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
Vejledningen er skrevet til private ejere, asset managers og ejendomsforvaltere med mange ejendomme. For almene og offentlige ejere gælder særlige regler for udbud, og her henviser vi til de officielle vejledninger.
Hvilke dokumenter har I fra udbuddet?
Vi laver flere dokumenter med en detaljeret analyse af forskellene mellem buddene. Buddene står op mod jeres nuværende udgift, samlet og pr. ejendom, og vi viser, hvem der er billigst.
- Udbudsrapporten Når tilbuddene er modtaget, samler vi dem i én udbudsrapport, hvor hvert bud står op mod jeres nuværende udgift på hver ejendom.
- Forhandlingsnotatet Før forhandlingsmøderne får I et forhandlingsnotat med de største afvigelser, de punkter der skal afklares, og et mødenotat for hver tilbudsgiver.
- Forhandlingsresultatet Efter forhandlingen får I buddene før og efter forhandlingen, målt mod jeres nuværende udgift.
- Indstillingen Beslutningen om leverandøren er jeres. Udbudsrådgiveren giver indstillingen i dialog med jer på mødet ud fra det, I vil lægge vægt på, og står inde for den.
- Serviceaftalerne Vi danner serviceaftalen for hver ejendom med tilbudsskema, ydelsesspecifikation og bilag, og I og leverandøren skriver under med MitID.
I får dokumenterne gennem jeres adgang til udbuddet i Properly.fm. Hvad en serviceaftale består af, står i vejledningen Hvor lang skal en serviceaftale være, og hvordan kontrolleres den?
Hvordan følger vi op?
Vi følger op sammen med jer ved opstarten af de nye serviceaftaler og igen efter et halvt år.
Har I valgt honorarmodellen med kvalitetsbonus, vurderer I serviceydelsen efter et halvt år. De tre honorarmodeller står i vejledningen om honorar for udbudsrådgivning.
Hvornår træder de nye aftaler i kraft?
Hvornår de nye serviceaftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler. I opsiger selv de nuværende aftaler, og hver aftale har sit eget varsel. Tidsplanen står i vejledningen Sådan udbyder I driften på en hel portefølje.
Hvordan kontrolleres kvaliteten?
Leverandøren har egenkontrol, I kan kontrollere uanmeldt, og I og leverandøren kontrollerer sammen mod kravspecifikationen. Hvordan kontrollen og prisreguleringen er bygget op, står i vejledningen om serviceaftalen.
Spørgsmål og svar
- Hvad sker der efter underskriften på de nye serviceaftaler?
- Vi følger op sammen med jer ved opstarten og igen efter et halvt år. Hvornår de nye serviceaftaler træder i kraft, afhænger af opsigelsesvarslet på de nuværende aftaler.
- Hvem opsiger de nuværende aftaler?
- I opsiger selv de nuværende aftaler. Hver aftale har sit eget varsel, så det kan være forskelligt for rengøring, grønne områder og vinter på samme ejendom.
- Hvilke dokumenter får vi fra udbuddet?
- I får udbudsrapporten, forhandlingsnotatet med et mødenotat for hver tilbudsgiver, forhandlingsresultatet med buddene før og efter forhandlingen og serviceaftalen for hver ejendom. Dokumenterne kan I se i Properly.fm.
Læs også
Næste skridt
Vi starter med en gennemgang af jeres portefølje. Sammen aftaler vi, hvilke ejendomme og ydelser der skal i udbud først.